Sistemas de gestión de flotas: casos de éxito

La cantidad de vehículos de los que dispone una delegación, la identidad del conductor que opera una determinada carretilla, el precio total de una flota o los principales factores de coste de ésta son sólo algunas de las cuestiones que se pueden preguntar las personas responsables de una flota de carretillas, y la respuesta más rápida, completa y efectiva a dichas cuestiones solamente la puede ofrecer un sistema de gestión de flotas.

La función básica que debe ofrecer todo sistema de gestión de flotas es proporcionar informes del número de vehículos de los que dispone una flota. Estos informes pueden contener información variada, pero lo más útil es que aporten datos sobre la ubicación de las carretillas en la flota, la edad de cada vehículo y los costes totales que genera la carretilla durante una jornada. Además, es ideal que un sistema de gestión de flotas pueda facilitar, también, una representación detallada de los costes operativos, incluyendo un resumen de las facturas, las horas de funcionamiento de cada máquina e informes de servicios realizados.

Por otra parte, y para poder contar con un análisis completo, es imprescindible tener información acerca de la seguridad y de la productividad de la flota, de forma que el responsable pueda estar al corriente de la situación actual de su almacén en cualquier momento. Respecto a la productividad, con ayuda del software de gestión se puede optimizar una flota de vehículos a partir de la evaluación del uso de las carretillas. Los datos que se pueden obtener acerca del rendimiento de una flota de carretillas deben tener en cuenta las horas operativas de cada máquina, el consumo total de estas horas operativas y los picos de utilización de máquinas calculados diariamente o por determinados períodos, entre otras.

Hay almacenes en los que, mediante el análisis de uso en pico, se ha podido optimizar la flota y retirar maquinaria para ajustar al máximo la flota de la empresa. Este es el caso de algunos de los actuales almacenes de DHL Supply Chain en España, que después de haber realizado un exhaustivo análisis con su sistema de gestión de flotas ISM Online de Jungheinrich, ha comprobado que se podían retirar varias carretillas de su flota sin que esto afectase a la productividad del almacén y pudiendo seguir con el mismo ritmo de trabajo. Así pues, los análisis de las flotas de carretillas de las empresas permiten optimizar las flotas y, por tanto, que las empresas ahorren en costes.

En cuanto a la seguridad, un sistema de gestión de flotas debe ser capaz de aumentar la seguridad de un almacén al tiempo que disminuye los gastos por daños intencionados gracias al control de acceso, la gestión de conductores y el registro de choques. El control de acceso se puede gestionar a través de transpondedores, que otorgan permisos de conducción solamente al personal que está autorizado para ello y que pueden ser llaveros o adhesivos con un chip incorporado (que se pegan en las tarjetas del usuario correspondiente). Todos los transpondedores tienen un identificador en su reverso y el cliente puede dar de alta o de baja a los conductores que desee y otorgarles diferentes tipos de autorizaciones.

Ilustración 1. Control de acceso a través de un transpondedor en tarjeta.

Ventajas del sistema de gestión de flotas

La implementación de un sistema de gestión de flotas es una solución ideal para mejorar la organización, eficiencia, seguridad y control del almacén. El hecho de disponer de un software de este tipo permite a sus usuarios tener una perspectiva precisa de los costes de mantenimiento y reconocer fácil y rápidamente los generadores de gastos de sus flotas, de manera que ayuda a reducir los costes operativos de éstas.

Por ejemplo, en distintos almacenes de DHL Supply Chain la opción de disponer de listas de chequeo electrónicas les ha permitido almacenar los “Check list” en el sistema de gestión de su flota y, de esta forma, se ha evitado la acumulación de informes en papel. Con esta función, por tanto, se pueden ahorrar hasta 50.000 folios al año, además del espacio que ocuparían los archivadores para los informes y, aproximadamente, 8 horas de trabajo diarias dedicadas a rellenar, clasificar y archivar las listas de chequeo (éste es un cálculo estimado de un almacén de 50 operarios con tres turnos de trabajo de lunes a sábado).

Por otra parte, el sistema de gestión de flota incrementa la seguridad del almacén a través de la configuración de las carretillas y permite llevar un registro del número de impactos de las máquinas y de la reacción de éstas al chocar, información que ayuda a prevenir accidentes y a aumentar la conciencia de responsabilidad de los conductores. Y, en cuanto a la productividad, el sistema permite optimizar la flota de carretillas del usuario y su composición gracias a los análisis de uso y rendimiento, y planificar más eficientemente el trabajo de las carretillas teniendo en cuenta los descansos y las paradas.

La instalación de un sistema de gestión de flotas desde el inicio en uno de estos almacenes de DHL Supply Chain con más de 40.000 m2 ha permitido mantener el gasto medio anual en estanterías en unos 2.000 € anuales. Esta cantidad es irrisoria considerando el gran espacio de almacenaje de este tipo de instalaciones teniendo en cuenta que, en otros almacenes del sector con las mismas características, los costes en estanterías pueden llegar a ser superiores a los 30.000 € al año.

Además de las mejoras en la productividad y la seguridad, es útil disponer de un software de gestión que unifique datos comerciales y técnicos en una misma base de datos con el fin de incrementar la transparencia y, también, reducir gastos administrativos. Y si a este aspecto se le suma la flexibilidad del software para incorporar los cambios que el cliente pueda necesitar (como la inclusión o eliminación de vehículos de la flota, por ejemplo), la posibilidad de realizar copias seguras y, también, la opción de decidir si incorporar o no componentes en la máquina según los requerimientos del cliente, hacen del sistema una herramienta muy completa que se adapta a todos los tipos de empresas y a sus exigencias.